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汇编文件资料应注意哪些事项(三)

发布日期: 2019年04月19日

来源:《保密工作》2018年第9期



    那么,在汇编文件资料的时候我们该注意哪些事项呢?


    ◆加强“两识”教育,保持三“心”常在


    1.对工作真“心”。汇编工作非常重要,不仅为本系统、本单位人员开展工作提供了重要参考和指导,还在很大程度上成为梳理单位沿革、工作发展的重要资料,应当予以高度肯定和重视。要正确认识汇编工作的重要性和必要性,确立汇编工作的使命感和光荣感,愿意为之真“心”付出,不打折扣。


    2.对制度上“心”。要认真学习相关保密法律法规规章,对汇编文件资料的采集、甄别、存储、处理、传输、保管、使用做到全方位、深层次准确理解。机关单位也要定期组织相关保密知识竞赛,选取汇编泄密类典型案件进行重点讲解,使大家将保密制度放在心上,不越雷池一步。


    3.对业务尽“心”。对业务尽“心”是克服消极懈怠的法宝。要时刻加强学习,不仅要认真了解本系统、相关业务系统出台的规范性文件资料,还要熟悉掌握本部门、本系统历史上曾出台的文件资料及相应的历史沿革情况,对于汇编所需文件资料属于哪个部门出台的、哪个官方渠道可以获取,做到大体心中有数,工作起来才能得心应手、有的放矢。


    ◆◆强化保密管理,确立制度权威


    1.加强源头管理。一方面,涉密文件资料汇编坚决禁止从个人网站、微博、微信及其他文档共享类社会网站获取,不但无法核对真伪,还难以确定密级。另一方面,如果从涉密文件资料中选取、摘录、引用,应当认真、逐份、反复核对原文密级及保密期限,确保准确无误。其中,对历史性文件资料的使用,还应尤其关注是否已超保密期限、保密期限是否延长、是否已进行了降密或解密等问题并进行一一核实,确保汇编的每份文件资料都有据可查、准确翔实。


    2.加强过程管理。一是强化审核制度,进一步细化资料收集、初审、复核等不同岗位的岗位职责,明确责任分工;同时,认真梳理不同岗位存在的业务风险点,并制定有针对性的解决措施,有效防范不加审核直接汇编、只审标题不审内容、选择性审核等情况的发生;尤其是对政府信息公开审核、公开出版物内容审核要重点“关注”,最大程度避免过失泄密的发生。二是加强检查查处。定期组织专项检查,对从事汇编工作的人员使用的计算机、存储介质、保密柜等进行检查,及时发现失泄密隐患。同时,严肃责任追究,发现存在违反保密法律法规行为,发现一起,查处一起,绝不手软。


    3.加强后续管理。汇编文件资料下发后的保存、使用一直是保密管理的重点难点问题。一是明确底账。对印发了多少份、发往了哪些单位和人员,要做到账目明确,心中有数;同时要对印发的涉密汇编材料编号登记,一旦出了问题,有据可查。二是签订保密承诺书。对领取单位和人员提出保密要求,签订保密承诺书,并对上网公开须经保密审查、禁止私自复制和对外提供等容易出现问题的环节进行重点强调。三是落实销毁制度,明确销毁流程,严防随意处置、违规销毁等情况的发生。

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